Vállalati étkezési program létrehozása
Teljes útmutató a munkáltató által biztosított étkezési juttatás elindításához alkalmazottai számára. Tartalmazza az éttermi hálózat beállítását, a juttatások konfigurálását és a HR megfelelőséget.
A vállalati étkezési programok az egyik legnépszerűbb munkavállalói juttatás, de manuálisan vagy papír utalványokkal való működtetésük fejfájást okoz. Ez az útmutató egy modern digitális étkezési program teljes beállítását tartalmazza a 7Konto használatával: az alkalmazottak pénztárcakártyákat kapnak havi juttatásokkal, a partneréttermekben költenek, a HR pedig tiszta jelentést kap.
Mire lesz szüksége
- Munkáltatói entitás (nem személyes használatra)
- Alkalmazottak listája kapcsolattartási adatokkal
- A havi juttatások költségkerete
- HR-es vagy pénzügyi pont személy a program kezeléséért
- hajlandóság a helyi éttermekkel való együttműködésre (vagy delegálásra a 7Konto számára)
Lépésről lépésre
Határozza meg az étkezési program paramétereit
Regisztráció előtt döntse el programja legfontosabb paramétereit.
- Alkalmazottonkénti havi juttatás (jellemző: 150-500 USD/hó)
- Korlátozások: csak étkezés, alkohol mentes, csak munkanapokon stb.
- Lefedettség: csak teljes munkaidőben, vagy magában foglalja a vállalkozókat és a részmunkaidőseket is?
- Roll-over szabályzat: a fel nem használt juttatást évente átviszik, elveszik vagy megszolgálják?
- Étteremhálózat: bármilyen étterem, csak partnerek, csak egészséges ételek?
- Költségkeret: várható teljes havi kiadás
Profi tipp
10-15 USD munkanaponként az alkalmazottankénti napi maximum. Munkanapokkal szorozva = havi juttatás.
Regisztráció és konfigurálás
Lépjen kapcsolatba a 7Konto-szel az ingyenes próbaverzió elindításához. Állítsa be a programot az adminisztrációs panelen.
- Munkáltatói fiók létrehozása, cégadatok ellenőrzése
- Alkalmazotti lista feltöltése (CSV névvel, e-mail címmel, telefonszámmal, azonosítókkal)
- Állítsa be a juttatási szabályokat alkalmazottonként vagy globálisan
- Költési szabályok konfigurálása (kategóriák, éttermek, időablak)
- Számlázási mód beállítása (havi számlázás vagy automatikusan feltöltött kártya)
Profi tipp
Kezdje egy kisebb kísérleti csoporttal (10-20 alkalmazott) az első hónapban. Egyenlítse ki a problémákat, mielőtt az egész vállalatra kiterjedne.
Építse ki éttermi hálózatát
Toborozzon éttermeket az irodája(i) közelében, hogy elfogadják az étkezési kártyákat.
- Azonosítson 5-10 éttermet az irodájától sétatávolságra
- Bevezető e-mail küldése az éttermeknek (a sablont a 7Konto biztosítja)
- Az éttermek kevesebb mint 30 percen belül regisztrálnak a 7Konto szolgáltatásra (nincs szükség új hardverre)
- Nagyobb telepítések esetén: 7Konto kezeli az Ön nevében az éttermi tájékoztatást
Profi tipp
Az irodája közelében lévő népszerű éttermek már több vállalati étkezési programot is elfogadnak. Egy másik hozzáadása egyszerű számukra.
Tárcakártyák kiosztása az alkalmazottak között
Küldjön aktiválási linkeket minden alkalmazottnak. Másodpercek alatt hozzáadják a kártyát a pénztárcához.
- Az adminisztrációs panelen kattintson az "Aktiválás elküldése" gombra a kiválasztott alkalmazottaknak
- Az alkalmazottak SMS-t vagy e-mailt kapnak aktiválási linkkel
- Az alkalmazott megérinti a hivatkozást a telefonján, majd a "Hozzáadás a Wallethoz" elemet.
- A kártya 10 másodpercen belül megjelenik a pénztárcában – a konfigurált havi juttatással kezdődik
- Az aktiválási arány nyomon követése a felügyeleti panelen
Profi tipp
Küldje el az aktiválásokat hétfő reggel egy rövid bejelentéssel. 3 nap után kövesse nyomon a lemaradókat.
Bejelentés az alkalmazottaknak
Egyértelműen kommunikálja az új előnyt. Magyarázza el, hogyan kell használni.
- Teljes megbeszélés vagy e-mail a program részleteivel
- Magyarázza el: havi juttatás, az egyenleg ellenőrzése, az éttermekben való felhasználás, mi van kizárva
- Adja meg az étteremlistát (partnertérkép vagy CSV)
- A gyakori kérdések megválaszolása előre (otthon működik? a városon kívül? hétvégén?)
- Adjon meg elérhetőséget a támogatáshoz (HR-es vagy 7Konto-támogatás)
Az első havi használat nyomon követése
Kövesse nyomon az elfogadást, a költési szokásokat és a problémákat az első hetekben.
- Heti jelentések: aktiválási arány, költés, népszerű éttermek
- Azonosítsa az alacsony forgalmú alkalmazottakat (segítségre lehet szükségük az induláshoz)
- A népszerűtlen korlátozások azonosítása (ha a tranzakciók 80%-át elutasítják, módosítsa a szabályokat)
- Gyűjtsön visszajelzést egy rövid kérdőív segítségével
Profi tipp
80%+ aktiválási arány az első hónapban azt jelzi, hogy a program jól sikerült. 50% alatti aktiválás kommunikációs problémákra utal – indítsa újra további információval.
Optimalizálás adatok alapján
A program paramétereinek beállítása a valós használat alapján.
- Ha a legtöbb alkalmazott jóval a juttatás alatt költ: lehet, hogy a juttatás túl magas, vagy a korlátozások túl szigorúak
- Ha a legtöbb alkalmazott eléri a plafont: fontolja meg a magasabb juttatást vagy speciális programokat
- Ha egyes éttermek dominálnak a használatban: tárgyaljon velük jobb árakról (nagyobb mennyiség = tőkeáttétel)
- Ha bizonyos kategóriák okozzák a panaszokat: módosítsa a korlátozásokat
- Rendszeres éttermek hozzáadása/eltávolítása az alkalmazottak preferenciái alapján
Jelentéskészítés a HR-ről és a pénzügyekről
Használjon beépített jelentéseket a HR megfelelőséghez és a pénzügyi egyeztetéshez.
- Havi összefoglaló: teljes kiadás, alkalmazottankénti ráfordítás, népszerű kategóriák
- Adódokumentáció: exportálható jelentések a juttatások adóbevallásához
- Pénzügyi egyeztetés: egyező jóváírások, terhelések, éttermi kifizetések
- Egyéni jelentések testületi vagy vezetőségi felülvizsgálathoz
Profi tipp
Konzultáljon adótanácsadójával arról, hogyan adóztatják a vállalati étkezési juttatásokat az Ön joghatóságában. Számos joghatóságban napi X USD-ig adómentes.
Gyakori problémák és megoldások
Valódi problémákat tapasztaltunk, amikor a vállalkozások átmennek ezen a folyamaton, és hogyan lehet ezeket megoldani.
Alacsony alkalmazotti aktiválás az első hónapban
Általában kommunikációs probléma. Újraindítás egyértelműbb bejelentéssel, videós áttekintéssel, GYIK dokumentummal. Személyes emlékeztetők küldése a nem aktivált alkalmazottaknak.
A bonyolult regisztráció miatt panaszkodó éttermek
Közvetlenül a 7Konto kezelje az éttermekbe való belépést. Tapasztaltuk a regisztrációs folyamatot, és időt takaríthatunk meg az éttermeknek. Forduljon fiókkezelőjéhez.
Néhány alkalmazott a juttatást nem étkezési vásárlásra használja
Szorítsa meg a kategóriakorlátozásokat az adminisztrációs panelen. Adjon hozzá kereskedői engedélyezőlistát. Ismétlődő visszaélések esetén használjon alkalmazottonkénti jelzőket az egyéni fiókok engedélyezéséhez/letiltásához.
Hagyja ki az útmutatót – mi megcsináljuk Ön helyett
Az ingyenes, 30 napos próbaverzió csapatunk teljes megvalósítását tartalmazza. A munka elvégzése nélkül is elérheti az eredményt.