Настройте програма за корпоративно хранене
Пълно ръководство за стартиране на осигурено от работодателя предимство за храна за вашите служители. Включва настройка на ресторантска мрежа, конфигурация на квоти и съответствие с HR.
Програмите за корпоративно хранене са едни от най-популярните придобивки на служителите, но провеждането им ръчно или с хартиени ваучери е главоболие. Това ръководство обхваща пълната настройка за модерна дигитална програма за хранене с помощта на 7Konto: служителите получават портфейлни карти с месечни надбавки, харчат в партньорски ресторанти, HR получава чисто отчитане.
Какво ще ви трябва
- Юридическо лице работодател (не за лична употреба)
- Списък на служители с информация за контакт
- Бюджет за месечни надбавки
- Човешки ресурси или финансов човек, който да управлява програмата
- Желание за партньорство с местни ресторанти (или делегиране на 7Konto)
Процес стъпка по стъпка
Определете параметрите на вашата програма за хранене
Преди да се регистрирате, решете ключовите параметри на вашата програма.
- Месечна надбавка на служител (обикновено: $150-500/месец)
- Ограничения: само храна, без алкохол, само работни дни и др.
- Покритие: само на пълен работен ден или включва изпълнители и служители на непълен работен ден?
- Правила за прехвърляне: неизползваното квоти се пренася, отнема или се придобива ежегодно?
- Мрежа от ресторанти: всеки ресторант, само партньори, само здравословни опции?
- Бюджет: очаквани общи месечни разходи
Професионален съвет
$10-15 на работен ден е общ дневен максимум за служител. Умножено по работни дни = месечна надбавка.
Регистрирайте се и конфигурирайте
Свържете се с 7Konto, за да стартирате безплатния пилот. Конфигурирайте вашата програма в административния панел.
- Създайте акаунт на работодател, потвърдете данните за компанията
- Качване на списък със служители (CSV с имена, имейли, телефонни номера, ID)
- Задайте правила за надбавки за служител или глобално
- Конфигуриране на правила за харчене (категории, ресторанти, времеви прозорци)
- Настройване на метод на таксуване (месечно фактурирано или автоматично таксувана карта)
Професионален съвет
Започнете с по-малка пилотна група (10-20 служители) за първия месец. Изгладете проблемите, преди да ги разпространите в цялата компания.
Изградете своята ресторантска мрежа
Набирайте ресторанти в близост до вашия офис(и), които да приемат картите за хранене.
- Идентифицирайте 5-10 ресторанта на пешеходно разстояние от вашия офис
- Изпратете на ресторанти имейл с представяне на партньор (шаблонът е предоставен от 7Konto)
- Ресторантите се регистрират с 7Konto за по-малко от 30 минути (не е необходим нов хардуер)
- За по-големи внедрявания: 7Konto се грижи за обхвата на ресторанта от ваше име
Професионален съвет
Популярните ресторанти в близост до вашия офис вече приемат множество програми за корпоративно хранене. Добавянето на друг е лесно за тях.
Раздайте карти за портфейли на служителите
Изпратете връзки за активиране до всеки служител. Те добавят карта към портфейла за секунди.
- От административния панел щракнете върху „Изпращане на активиране“ до избрани служители
- Служителите получават SMS или имейл с връзка за активиране
- Служител докосва връзката на телефона си, докосва „Добавяне към портфейла“
- Картата се появява в портфейла след 10 секунди — започва с конфигурирана месечна надбавка
- Проследяване на процента на активиране в административния панел
Професионален съвет
Изпратете активации в понеделник сутрин с кратко съобщение. Продължете с изоставащите след 3 дни.
Съобщение на служителите
Съобщете ясно новото предимство. Обяснете как да го използвате.
- Среща на всички или имейл с подробности за програмата
- Обяснете: месечна надбавка, как да проверите баланса, как да използвате в ресторанти, какво е изключено
- Предоставяне на списък с ресторанти (партньорска карта или CSV)
- Отговорете предварително на често срещани въпроси (работи ли у дома? извън града? през уикендите?)
- Осигурете контакт за поддръжка (човек по човешки ресурси или поддръжка на 7Konto)
Наблюдение на използването през първия месец
Проследявайте приемането, моделите на разходите и проблемите през първите седмици.
- Седмични отчети за: процент на активиране, разходи, популярни ресторанти
- Идентифицирайте служители с ниска употреба (може да се нуждаят от помощ, за да започнат)
- Идентифициране на непопулярни ограничения (ако 80% от транзакциите са отхвърлени, коригирайте правилата)
- Събирайте отзиви чрез кратка анкета
Професионален съвет
80%+ процент на активиране през първия месец показва добре приета програма. Под 50% активиране предполага проблеми с комуникацията — стартирайте отново с повече информация.
Оптимизиране въз основа на данни
Коригирайте програмните параметри въз основа на реалната употреба.
- Ако повечето служители харчат много под надбавката: надбавката може да е твърде висока или ограниченията да са твърде строги
- Ако повечето служители достигнат тавана: помислете за по-високи надбавки или специализирани програми
- Ако някои ресторанти доминират в използването: договорете по-добри цени с тях (по-голям обем = ливъридж)
- Ако определени категории предизвикват оплаквания: коригирайте ограниченията
- Редовно добавяйте/премахвайте ресторанти въз основа на предпочитанията на служителите
Отчитане за човешки ресурси и финанси
Използвайте вградени отчети за съответствие с човешките ресурси и финансово съгласуване.
- Месечно резюме: общи разходи, разходи на служител, популярни категории
- Данъчна документация: експортируеми отчети за декларации за данък върху облекчения
- Финансово съгласуване: съпоставяне на кредити, дебити, изплащания в ресторант
- Персонализирани отчети за преглед от борда или ръководството
Професионален съвет
Консултирайте се с вашия данъчен консултант за това как се облагат корпоративните ползи за хранене във вашата юрисдикция. В много юрисдикции до $X на ден не се облагат с данъци.
Често срещани проблеми и решения
Реални проблеми, които сме виждали, когато фирмите преминават през този процес, и как да ги разрешим.
Ниска активност на служителите през първия месец
Обикновено проблем с комуникацията. Повторно стартиране с по-ясно съобщение, видео инструкции, документ с ЧЗВ. Изпращайте лични напомняния на неактивирани служители.
Ресторанти се оплакват от сложна регистрация
Накарайте 7Konto да се справи директно с включването в ресторанта. Имаме опит с процеса на регистрация и можем да спестим време на ресторантите. Свържете се с вашия акаунт мениджър.
Някои служители, използващи обезщетения за покупки, различни от храна
Затегнете ограниченията за категориите в административния панел. Добавете бял списък на търговеца. За многократна злоупотреба използвайте флагове за всеки служител, за да активирате/деактивирате отделни акаунти.
Пропуснете ръководството — ние ще го направим вместо вас
Безплатният 30-дневен пилотен проект включва пълно внедряване от нашия екип. Получавате резултата, без да вършите работата.