Luo yrityksen ateriaohjelma
Täydellinen opas työnantajan tarjoaman ateriaedun käynnistämiseen työntekijöillesi. Sisältää ravintolaverkoston määrityksen, korvausten määrityksen ja henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuden.
Yritysten ateriaohjelmat ovat yksi suosituimmista työntekijäeduista, mutta niiden suorittaminen manuaalisesti tai paperiseteillä on päänsärkyä. Tämä opas kattaa täydelliset asetukset modernille digitaaliselle ateriaohjelmalle 7Konto:n avulla: työntekijät saavat lompakkokortteja kuukausikorvauksilla, kuluttavat kumppaniravintoloissa, HR saa selkeät raportit.
Mitä tarvitset
- Työnantajayksikkö (ei henkilökohtaiseen käyttöön)
- Työntekijäluettelo ja yhteystiedot
- Kuukausikorvausten budjetti
- HR- tai rahoituspisteen henkilö, joka hallinnoi ohjelmaa
- Haluat tehdä yhteistyötä paikallisten ravintoloiden kanssa (tai delegoida 7Konto:lle)
Vaiheittainen prosessi
Määritä ateriaohjelman parametrit
Päätä ohjelman tärkeimmät parametrit ennen rekisteröitymistä.
- Kuukausikorvaus työntekijää kohti (tyypillinen: 150-500 $/kk)
- Rajoitukset: vain ateriat, ei alkoholia, vain työpäivät jne.
- Kattavuus: vain kokopäiväinen vai sisältää urakoitsijat ja osa-aikaiset?
- Siirtymiskäytäntö: käyttämätön korvaus siirretään, menetetään tai luovutetaan vuosittain?
- Ravintolaverkosto: mikä tahansa ravintola, vain yhteistyökumppanit, vain terveellisiä vaihtoehtoja?
- Budjetti: odotettu kuukausittainen kokonaiskulutus
Provinkki
10–15 dollaria työpäivää kohti on yleinen työntekijäkohtainen päivittäinen enimmäismäärä. Kerrottuna työpäivillä = kuukausikorvaus.
Rekisteröidy ja määritä
Ota yhteyttä 7Konto aloittaaksesi ilmaisen pilotin. Määritä ohjelmasi hallintapaneelissa.
- Luo työnantajatili, vahvista yrityksen tiedot
- Lähetä työntekijäluettelo (CSV, jossa on nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, tunnukset)
- Määritä korvaussäännöt työntekijää kohti tai maailmanlaajuisesti
- Määritä kulutussäännöt (luokat, ravintolat, aikaikkunat)
- Laskutustavan määrittäminen (laskutetaan kuukausittain tai automaattisesti veloitettu kortti)
Provinkki
Aloita pienemmällä pilottiryhmällä (10–20 työntekijää) ensimmäisen kuukauden aikana. Selvitä ongelmat ennen kuin ne levitetään koko yritykselle.
Rakenna ravintolaverkostoasi
Rekrytoi toimistosi lähellä olevia ravintoloita hyväksymään ateriakortit.
- Tunnista 5–10 ravintolaa kävelyetäisyydellä toimistostasi
- Lähetä ravintoloihin kumppanin esittelysähköposti (mallin tarjoaa 7Konto)
- Ravintolat kirjautuvat 7Konto:ään alle 30 minuutissa (uusia laitteita ei tarvita)
- Suuremmat käyttöönotot: 7Konto hoitaa ravintoloiden toiminnan puolestasi
Provinkki
Toimistosi lähellä olevat suositut ravintolat hyväksyvät jo useita yrityksen ateriaohjelmia. Toisen lisääminen on heille helppoa.
Jaa lompakkokortteja työntekijöille
Lähetä aktivointilinkit jokaiselle työntekijälle. He lisäävät kortin lompakkoon sekunneissa.
- Napsauta hallintapaneelissa "Lähetä aktivointi" valituille työntekijöille
- Työntekijät saavat aktivointilinkin sisältävän tekstiviestin tai sähköpostin
- Työntekijä napauttaa linkkiä puhelimellaan, napauttaa "Lisää lompakkoon"
- Kortti tulee lompakkoon 10 sekunnissa – alkaa määritetyllä kuukausikorvauksella
- Seuraa aktivointiastetta hallintapaneelissa
Provinkki
Lähetä aktivaatiot maanantaiaamuna lyhyellä ilmoituksella. Seuraa viiveitä 3 päivän kuluttua.
Ilmoita työntekijöille
Kerro uudesta edusta selkeästi. Selitä, kuinka sitä käytetään.
- Kokous tai sähköposti ohjelmatiedoilla
- Selitä: kuukausikorvaus, saldon tarkistaminen, ravintoloiden käyttö, poissuljetut asiat
- Anna ravintolaluettelo (kumppanikartta tai CSV)
- Vastaa yleisiin kysymyksiin etukäteen (toimiiko se kotona? ulkona kaupungissa? viikonloppuisin?)
- Anna tuen yhteyshenkilö (HR-henkilö tai 7Konto-tuki)
Seuraa ensimmäisen kuukauden käyttöä
Seuraa käyttöönottoa, kulutustottumuksia ja ongelmia ensimmäisten viikkojen aikana.
- Viikoittaiset raportit: aktivointiaste, kulutus, suositut ravintolat
- Tunnista vähän käyttäviä työntekijöitä (he saattavat tarvita apua aloittamiseen)
- Tunnista epäsuositut rajoitukset (jos 80 % tapahtumista hylätään, muuta sääntöjä)
- Kerää palautetta lyhyen kyselyn avulla
Provinkki
80 %+ aktivointiprosentti ensimmäisen kuukauden aikana osoittaa, että ohjelma on otettu hyvin vastaan. Alle 50 %:n aktivointi viittaa viestintäongelmiin – käynnistä uudelleen lisätietojen kera.
Optimoi tietojen perusteella
Säädä ohjelman parametreja todellisen käytön perusteella.
- Jos useimmat työntekijät kuluttavat paljon alle korvauksen: korvaus voi olla liian suuri tai rajoitukset liian tiukat
- Jos useimmat työntekijät saavuttavat enimmäismäärän: harkitse korkeampaa korvausta tai erikoisohjelmia
- Jos jotkin ravintolat hallitsevat käyttöä: neuvottele heidän kanssaan paremmista hinnoista (suurempi volyymi = vipuvaikutus)
- Jos tietyt luokat aiheuttavat valituksia: säädä rajoituksia
- Lisää/poista säännöllisesti ravintoloita työntekijöiden mieltymysten perusteella
HR- ja talousraportointi
Käytä sisäänrakennettuja raportteja henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuden ja rahoituksen yhteensovittamiseen.
- Kuukausittainen yhteenveto: kokonaiskulutus, työntekijäkohtainen kulutus, suositut luokat
- Veroasiakirjat: vientietuuksien veroilmoituksia koskevat raportit
- Rahoitussovitus: vastaavat hyvitykset, veloitukset, ravintolamaksut
- Muokatut raportit hallituksen tai johdon tarkasteluun
Provinkki
Kysy veroneuvojaltasi siitä, kuinka yrityksen ateriaetuja verotetaan lainkäyttöalueellasi. Monilla lainkäyttöalueilla jopa $ X päivässä on verovapaata.
Yleisiä ongelmia ja ratkaisuja
Todellisia ongelmia, joita olemme nähneet, kun yritykset käyvät läpi tämän prosessin, ja kuinka ne ratkaistaan.
Alhainen työntekijöiden aktivointi ensimmäisen kuukauden aikana
Yleensä viestintäongelma. Käynnistä uudelleen selkeämmällä ilmoituksella, videokierroksella ja UKK-asiakirjalla. Lähetä henkilökohtaisia muistutuksia aktivoimattomille työntekijöille.
Ravintolat, jotka valittavat monimutkaisesta rekisteröitymisestä
Anna 7Konto:n hoitaa ravintolaan pääsy suoraan. Meillä on kokemusta kirjautumisprosessista ja voimme säästää ravintoloiden aikaa. Ota yhteyttä tilivastaavaasi.
Jotkut työntekijät käyttävät etua muihin kuin ateriaostoihin
Korkea luokkarajoituksia hallintapaneelissa. Lisää kauppiaiden sallittujen luettelo. Jos käytät toistuvaa väärinkäyttöä, ota yksittäiset tilit käyttöön tai poista ne käytöstä työntekijäkohtaisilla merkinnöillä.
Ohita opas – me teemme sen puolestasi
Ilmainen 30 päivän pilotti sisältää tiimimme täydellisen toteutuksen. Saat tuloksen tekemättä työtä.