Sukurkite įmonės maitinimo programą
Išsamus vadovas, kaip pradėti darbdavio teikiamą maitinimo pašalpą savo darbuotojams. Apima restoranų tinklo sąranką, pašalpų konfigūraciją ir HR atitiktį.
Įmonių maitinimo programos yra viena populiariausių privilegijų darbuotojams, tačiau jų vykdymas rankiniu būdu arba naudojant popierinius kuponus sukelia galvos skausmą. Šiame vadove aprašoma visa modernios skaitmeninės maitinimo programos sąranka naudojant 7Konto: darbuotojai gauna piniginės korteles su mėnesinėmis išmokomis, išleidžia partnerių restoranuose, HR gauna aiškias ataskaitas.
Ko jums reikės
- Darbdavio subjektas (ne asmeniniam naudojimui)
- Darbuotojų sąrašas su kontaktine informacija
- Mėnesinių pašalpų biudžetas
- HR arba finansų punkto asmuo, kuris valdys programą
- Noras bendradarbiauti su vietiniais restoranais (arba deleguoti 7Konto)
Žingsnis po žingsnio procesas
Apibrėžkite savo maitinimo programos parametrus
Prieš prisiregistruodami nustatykite pagrindinius programos parametrus.
- Mėnesio pašalpa vienam darbuotojui (įprasta: 150–500 USD per mėnesį)
- Apribojimai: tik maitinimas, be alkoholio, tik darbo dienomis ir kt.
- Aprėptis: tik visą darbo dieną, ar apima rangovus ir ne visą darbo dieną dirbančius darbuotojus?
- Perkėlimo politika: nepanaudota pašalpa perkeliama, konfiskuojama arba suteikiama kasmet?
- Restoranų tinklas: bet koks restoranas, tik partneriai, tik sveiki patiekalai?
- Biudžetas: numatomos visos mėnesio išlaidos
Profesionalų patarimas
10–15 USD už darbo dieną yra įprastas didžiausias vienam darbuotojui skirtas dienos maksimumas. Padauginta iš darbo dienų = mėnesinė pašalpa.
Prisiregistruokite ir sukonfigūruokite
Susisiekite su 7Konto, kad pradėtumėte nemokamą bandomąją versiją. Konfigūruokite programą administratoriaus skydelyje.
- Sukurkite darbdavio paskyrą, patikrinkite įmonės informaciją
- Įkelti darbuotojų sąrašą (CSV su vardais, el. pašto adresais, telefonų numeriais, ID)
- Nustatykite išmokų taisykles vienam darbuotojui arba visame pasaulyje
- Konfigūruokite išlaidų taisykles (kategorijas, restoranus, laiko langus)
- Nustatykite atsiskaitymo metodą (sąskaita faktūra išrašoma kas mėnesį arba automatiškai apmokestinama kortelė)
Profesionalų patarimas
Pirmą mėnesį pradėkite nuo mažesnės bandomosios grupės (10-20 darbuotojų). Išspręskite problemas prieš pradėdami naudoti visą įmonę.
Sukurkite restoranų tinklą
Įdarbinkite netoli savo biuro (-ių) esančius restoranus, kad priimtumėte maitinimo korteles.
- Atraskite 5–10 restoranų, esančių pėsčiomis nuo jūsų biuro
- Siųsti restoranams partnerio įvadinį el. laišką (šabloną pateikė 7Konto)
- Restoranai prisiregistruoja naudodami 7Konto greičiau nei per 30 minučių (nereikia naujos aparatinės įrangos)
- Didesniems diegimams: 7Konto tvarko restorano veiklą jūsų vardu
Profesionalų patarimas
Populiarūs restoranai, esantys netoli jūsų biuro, jau priima keletą įmonių maitinimo programų. Jiems lengva pridėti kitą.
Išdalinti piniginės korteles darbuotojams
Siųskite aktyvinimo nuorodas kiekvienam darbuotojui. Jie per kelias sekundes prideda kortelę prie piniginės.
- Administratoriaus skydelyje spustelėkite "Siųsti aktyvavimą" pasirinktiems darbuotojams
- Darbuotojai gauna SMS arba el. laišką su aktyvinimo nuoroda
- Darbuotojas paliečia nuorodą savo telefone, paliečia "Pridėti prie Piniginės"
- Kortelė piniginėje pasirodo po 10 sekundžių – prasideda nuo sukonfigūruotos mėnesinės pašalpos
- Stebėkite aktyvinimo rodiklį administratoriaus skydelyje
Profesionalų patarimas
Siųskite aktyvinimą pirmadienio rytą su trumpu pranešimu. Po 3 dienų susisiekite su atsilikėliais.
Praneškite darbuotojams
Aiškiai praneškite apie naują naudą. Paaiškinkite, kaip juo naudotis.
- Visų rankų susitikimas arba el. paštas su išsamia programos informacija
- Paaiškinkite: mėnesinė pašalpa, kaip patikrinti likutį, kaip naudoti restoranuose, kas neįtraukiama
- Pateikite restoranų sąrašą (partnerių žemėlapį arba CSV)
- Iš anksto išspręskite dažniausiai užduodamus klausimus (ar veikia namuose? ne mieste? savaitgaliais?)
- Pateikite pagalbos kontaktą (HR asmuo arba 7Konto palaikymas)
Stebėkite pirmojo mėnesio naudojimą
Sekite priėmimą, išlaidų modelius ir problemas pirmosiomis savaitėmis.
- Savaitės ataskaitos apie: aktyvinimo rodiklį, išlaidas, populiarius restoranus
- Nustatykite mažai dirbančius darbuotojus (jiems gali prireikti pagalbos pradedant)
- Nustatykite nepopuliarius apribojimus (jei 80 % operacijų atmesta, pakoreguokite taisykles)
- Surinkite atsiliepimus naudodami trumpą apklausą
Profesionalų patarimas
80%+ aktyvinimo rodiklis pirmąjį mėnesį rodo, kad programa buvo gerai įvertinta. Mažesnis nei 50 % aktyvinimas rodo ryšio problemas – paleiskite iš naujo su daugiau informacijos.
Optimizuokite pagal duomenis
Koreguokite programos parametrus pagal tikrąjį naudojimą.
- Jei dauguma darbuotojų išleidžia daug mažiau nei pašalpa: pašalpa gali būti per didelė arba apribojimai per griežti
- Jei dauguma darbuotojų pasiekia lubas: apsvarstykite galimybę gauti didesnę pašalpą arba specializuotas programas
- Jei kai kurie restoranai dominuoja: susitarkite su jais dėl geresnių tarifų (didesnis kiekis = svertas)
- Jei tam tikros kategorijos sukelia skundų: koreguokite apribojimus
- Reguliariai pridėkite / pašalinkite restoranus pagal darbuotojų pageidavimus
Ataskaitų teikimas personalui ir finansams
Naudokite įtaisytąsias ataskaitas personalo atitikties ir finansų suderinimui.
- Mėnesio suvestinė: visos išlaidos, išlaidos vienam darbuotojui, populiarios kategorijos
- Mokesčių dokumentai: eksportuojamos išmokų mokesčių deklaracijų ataskaitos
- Finansų suderinimas: suderinami kreditai, debetai, išmokėjimai restorane
- Tinkintos ataskaitos valdybos arba vadovybės peržiūrai
Profesionalų patarimas
Pasikonsultuokite su mokesčių konsultantu, kaip jūsų jurisdikcijoje apmokestinamos įmonės maitinimo išmokos. Daugelyje jurisdikcijų iki X USD per dieną neapmokestinami mokesčiai.
Dažnos problemos ir sprendimai
Tikros problemos, kurias matėme, kai įmonės vykdo šį procesą, ir kaip jas išspręsti.
Mažas darbuotojų aktyvinimas per pirmąjį mėnesį
Paprastai ryšio problema. Paleiskite iš naujo su aiškesniu pranešimu, vaizdo įrašu, DUK dokumentu. Siųsti asmeninius priminimus neaktyvuotiems darbuotojams.
Restoranai skundžiasi sudėtinga registracija
Teiskite 7Konto tiesiogiai tvarkyti restorano priėmimą. Esame patyrę registruodamiesi ir galime sutaupyti restoranų laiko. Susisiekite su savo paskyros valdytoju.
Kai kurie darbuotojai naudojasi lengvata pirkdami ne maitinimą
Sugriežtinkite kategorijų apribojimus administratoriaus skydelyje. Pridėti prekybininko baltąjį sąrašą. Jei piktnaudžiaujama pakartotinai, naudokite kiekvieno darbuotojo vėliavėles, kad įjungtumėte / išjungtumėte individualias paskyras.
Praleiskite vadovą – mes tai padarysime už jus
Nemokamas 30 dienų bandomasis projektas apima visą mūsų komandos įgyvendinimą. Rezultatą gausite neatlikę darbo.