הגדר תוכנית ארוחות לחברות
מדריך שלם להשקת הטבת ארוחה הניתנת על ידי המעסיק לעובדים שלך. כולל הגדרת רשת למסעדות, תצורת קצבאות ותאימות משאבי אנוש.
תוכניות ארוחות ארגוניות הן אחת ההטבות הפופולריות ביותר לעובדים - אבל הפעלתן ידנית או עם שוברי נייר היא כאב ראש. מדריך זה מכסה את ההגדרה המלאה של תוכנית ארוחות דיגיטלית מודרנית באמצעות 7Konto: עובדים מקבלים כרטיסי ארנק עם קצבאות חודשיות, מבלים במסעדות שותפות, משאבי אנוש מקבלים דיווח נקי.
מה תצטרך
- ישות מעסיק (לא שימוש אישי)
- רשימת עובדים עם פרטי התקשרות
- תקציב לקצבאות חודשיות
- HR או איש נקודת פיננסים לניהול התוכנית
- נכונות לשיתוף פעולה עם מסעדות מקומיות (או להאציל ל-7Konto)
תהליך שלב אחר שלב
הגדר את הפרמטרים של תוכנית הארוחה שלך
לפני ההרשמה, קבע את הפרמטרים העיקריים של התוכנית שלך.
- קצבה חודשית לעובד (בדרך כלל: $150-500 לחודש)
- הגבלות: ארוחות בלבד, ללא אלכוהול, ימי עבודה בלבד וכו'.
- כיסוי: במשרה מלאה בלבד, או כולל קבלנים ומשרה חלקית?
- מדיניות התהפכות: קצבה שלא נוצלה מועברת, מוחלטת או ניתנת מדי שנה?
- רשת מסעדות: כל מסעדה, רק שותפים, רק אפשרויות בריאות?
- תקציב: סך ההוצאה החודשית צפויה
טיפ מקצועי
$10-15 ליום עבודה הוא מקסימום יומי נפוץ לכל עובד. מוכפל בימי עבודה = קצבה חודשית.
הירשם והגדר
צור קשר עם 7Konto כדי להתחיל את הפיילוט החינמי. הגדר את התוכנית שלך בפאנל הניהול.
- צור חשבון מעסיק, ודא את פרטי החברה
- העלה רשימת עובדים (CSV עם שמות, מיילים, מספרי טלפון, תעודות זהות)
- קבעו כללי קצבה לכל עובד או באופן גלובלי
- הגדר כללי הוצאות (קטגוריות, מסעדות, חלונות זמן)
- הגדר שיטת חיוב (חיוב חודשי או כרטיס מחויב אוטומטי)
טיפ מקצועי
התחל עם קבוצת פיילוט קטנה יותר (10-20 עובדים) לחודש הראשון. יש לברר את הבעיות לפני ההפצה לכל החברה.
בנה את רשת המסעדות שלך
גייס מסעדות בקרבת המשרדים שלך כדי לקבל את כרטיסי הארוחה.
- זהה 5-10 מסעדות במרחק הליכה מהמשרד שלך
- שלח למסעדות אימייל היכרות עם שותף (התבנית מסופקת על ידי 7Konto)
- מסעדות נרשמים עם 7Konto תוך פחות מ-30 דקות (אין צורך בחומרה חדשה)
- לפריסות גדולות יותר: 7Konto מטפל בשמך בטיפול במסעדות
טיפ מקצועי
מסעדות פופולריות בקרבת המשרד שלך כבר מקבלות מספר תוכניות ארוחות ארגוניות. קל להם להוסיף עוד אחד.
הפצת כרטיסי ארנק לעובדים
שלח קישורי הפעלה לכל עובד. הם מוסיפים כרטיס לארנק תוך שניות.
- מפאנל הניהול, לחץ על "שלח הפעלה" לעובדים נבחרים
- עובדים מקבלים SMS או אימייל עם קישור הפעלה
- העובד מקיש על הקישור בטלפון שלו, מקיש על "הוסף לארנק"
- כרטיס מופיע בארנק תוך 10 שניות - מתחיל בקצבה חודשית מוגדרת
- עקוב אחר קצב ההפעלה בלוח הניהול
טיפ מקצועי
שלח הפעלות ביום שני בבוקר עם הודעה קצרה. מעקב עם פיגור לאחר 3 ימים.
הודעה לעובדים
העברת ההטבה החדשה בצורה ברורה. הסבר כיצד להשתמש בו.
- פגישת כל הידיים או אימייל עם פרטי התוכנית
- הסבר: קצבה חודשית, כיצד לבדוק יתרה, כיצד להשתמש במסעדות, מה לא נכלל
- ספק את רשימת המסעדות (מפת שותפים או CSV)
- התייחס לשאלות נפוצות מראש (האם זה עובד בבית? מחוץ לעיר? בסופי שבוע?)
- ספק איש קשר לתמיכה (איש משאבי אנוש או 7Konto תמיכה)
עקוב אחר השימוש בחודש הראשון
עקוב אחר אימוץ, דפוסי הוצאות ובעיות בשבועות הראשונים.
- דוחות שבועיים על: שיעור הפעלה, הוצאות, מסעדות פופולריות
- זהה עובדים בשימוש נמוך (ייתכן שהם צריכים עזרה בתחילת הדרך)
- זהה הגבלות לא פופולריות (אם 80% מהעסקאות נדחו, התאם כללים)
- אסוף משוב באמצעות סקר קצר
טיפ מקצועי
80%+ שיעור ההפעלה בחודש הראשון מצביע על תוכנית שהתקבלה היטב. הפעלה של פחות מ-50% מציעה בעיות תקשורת - הפעל מחדש עם מידע נוסף.
בצע אופטימיזציה על סמך נתונים
כוונן את פרמטרי התוכנית בהתבסס על שימוש אמיתי.
- אם רוב העובדים מוציאים הרבה מתחת לקצבה: הקצבה עשויה להיות גבוהה מדי, או הגבלות הדוקות מדי
- אם רוב העובדים הגיעו לתקרה: שקול קצבה גבוהה יותר או תוכניות מיוחדות
- אם מסעדות מסוימות שולטות בשימוש: נסו עמן תעריפים טובים יותר (נפח גבוה יותר = מינוף)
- אם קטגוריות מסוימות מובילות לתלונות: התאם את ההגבלות
- הוסף/הסר בקביעות מסעדות על סמך העדפות העובדים
דיווח עבור משאבי אנוש וכספים
השתמש בדוחות מובנים לתאימות משאבי אנוש והתאמה כספית.
- סיכום חודשי: הוצאה כוללת, הוצאה לכל עובד, קטגוריות פופולריות
- תיעוד מס: דוחות שניתנים לייצוא להגשת מס הטבות
- התאמה פיננסית: התאמת זיכויים, חיובים, תשלומי מסעדות
- דוחות מותאמים אישית לסקירת דירקטוריון או הנהלה
טיפ מקצועי
התייעצו עם יועץ המס שלכם לגבי האופן שבו הטבות ארוחות ארגוניות מחויבות במס בתחום השיפוט שלכם. בתחומי שיפוט רבים, עד X$ ליום הוא פטור ממס.
בעיות נפוצות ופתרונות
בעיות אמיתיות שראינו כאשר עסקים עוברים תהליך זה, וכיצד לפתור אותן.
הפעלת עובדים נמוכה בחודש הראשון
בדרך כלל בעיית תקשורת. הפעלה מחדש עם הודעה ברורה יותר, הדרכה בווידאו, מסמך שאלות נפוצות. שלח תזכורות אישיות לעובדים שאינם מופעלים.
מסעדות שמתלוננות על הרשמה מורכבת
ש-7Konto יטפל ישירות בכניסה למסעדה. אנחנו מנוסים בתהליך ההרשמה ויכולים לחסוך זמן למסעדות. צור קשר עם מנהל החשבון שלך.
חלק מהעובדים המשתמשים בהטבה לרכישות שאינן ארוחות
הדק את הגבלות הקטגוריות בפאנל הניהול. הוסף רשימת היתרים של סוחרים. עבור שימוש לרעה חוזר, השתמש בדגלים לכל עובד כדי להפעיל/להשבית חשבונות בודדים.
דלג על המדריך — אנחנו נעשה את זה בשבילך
פיילוט חינם למשך 30 יום כולל הטמעה מלאה על ידי הצוות שלנו. אתה מקבל את התוצאה בלי לעשות את העבודה.