Nastavte program firemného stravovania
Kompletný sprievodca spustením benefitu stravovania poskytovaného zamestnávateľom pre vašich zamestnancov. Zahŕňa nastavenie siete reštaurácií, konfiguráciu kvót a dodržiavanie HR.
Firemné stravovacie programy sú jedným z najpopulárnejších zamestnaneckých benefitov – ale spúšťať ich manuálne alebo pomocou papierových poukážok je bolesť hlavy. Táto príručka obsahuje kompletné nastavenie moderného digitálneho stravovacieho programu pomocou 7Konto: zamestnanci dostávajú kartičky do peňaženky s mesačnými príspevkami, míňajú v partnerských reštauráciách, HR má prehľadné výkazy.
Čo budete potrebovať
- Zamestnávateľský subjekt (nie osobné použitie)
- Zoznam zamestnancov s kontaktnými informáciami
- Rozpočet na mesačné kvóty
- HR alebo finančná osoba na správu programu
- Ochota spolupracovať s miestnymi reštauráciami (alebo delegovať na 7Konto)
Postup krok za krokom
Definujte parametre programu jedla
Pred registráciou rozhodnite o kľúčových parametroch svojho programu.
- Mesačný príspevok na zamestnanca (zvyčajne: 150 – 500 USD/mesiac)
- Obmedzenia: iba jedlá, žiadny alkohol, iba pracovné dni atď.
- Pokrytie: len na plný úväzok alebo zahŕňa dodávateľov a pracovníkov na čiastočný úväzok?
- Pravidlá prevrátenia: nevyužité kvóty sa každoročne prenášajú, prepadnú alebo pripadajú na ne?
- Reštauračná sieť: akákoľvek reštaurácia, len partneri, iba zdravé možnosti?
- Rozpočet: očakávané celkové mesačné výdavky
Tip pre profesionálov
10 – 15 USD na pracovný deň je bežné denné maximum na zamestnanca. Vynásobené pracovnými dňami = mesačný príspevok.
Zaregistrujte sa a nakonfigurujte
Ak chcete spustiť bezplatný pilot, kontaktujte 7Konto. Nakonfigurujte svoj program v správcovskom paneli.
- Vytvoriť účet zamestnávateľa, overiť podrobnosti o spoločnosti
- Odovzdať zoznam zamestnancov (CSV s menami, e-mailovými adresami, telefónnymi číslami, ID)
- Nastavte pravidlá pre príspevky na zamestnanca alebo globálne
- Konfigurácia pravidiel výdavkov (kategórie, reštaurácie, časové okná)
- Nastavenie spôsobu fakturácie (mesačná fakturácia alebo automaticky účtovaná karta)
Tip pre profesionálov
Prvý mesiac začnite s menšou pilotnou skupinou (10 – 20 zamestnancov). Pred zavedením do celej spoločnosti vyriešte problémy.
Vybudujte si sieť reštaurácií
Naverbujte reštaurácie v blízkosti vašej kancelárie, aby akceptovali stravovacie karty.
- Identifikujte 5 až 10 reštaurácií v pešej vzdialenosti od vašej kancelárie
- Poslať reštauráciám úvodný e-mail partnera (šablónu poskytuje 7Konto)
- Reštaurácie sa zaregistrujú pomocou 7Konto za menej ako 30 minút (nie je potrebný žiadny nový hardvér)
- V prípade väčších nasadení: 7Konto vo vašom mene spravuje dosah reštaurácie
Tip pre profesionálov
Populárne reštaurácie v blízkosti vašej kancelárie už akceptujú viaceré firemné stravovacie programy. Pridanie ďalšieho je pre nich jednoduché.
Rozdať karty peňaženky zamestnancom
Odošlite aktivačné odkazy každému zamestnancovi. Kartu pridajú do peňaženky v priebehu niekoľkých sekúnd.
- Na správcovskom paneli kliknite na položku Odoslať aktiváciu vybraným zamestnancom
- Zamestnanci dostanú SMS alebo e-mail s aktivačným odkazom
- Zamestnanec klepne na odkaz na svojom telefóne a klepne na položku Pridať do Peňaženky
- Karta sa v peňaženke objaví o 10 sekúnd – začína s nakonfigurovaným mesačným limitom
- Sledujte mieru aktivácie na paneli správcu
Tip pre profesionálov
Odošlite aktivácie v pondelok ráno s krátkym oznámením. Po 3 dňoch postupujte s oneskorenými.
Oznámiť zamestnancom
Zrozumiteľne oznámte novú výhodu. Vysvetlite, ako ho používať.
- Schôdzka alebo e-mail s podrobnosťami o programe
- Vysvetlite: mesačný príspevok, ako skontrolovať zostatok, ako používať v reštauráciách, čo je vylúčené
- Poskytnite zoznam reštaurácií (mapa partnera alebo CSV)
- Odpovedzte na bežné otázky vopred (funguje to doma? mimo mesta? cez víkendy?)
- Uveďte kontakt na podporu (osoba HR alebo podpora 7Konto)
Monitorujte používanie v prvom mesiaci
Sledujte prijatie, modely výdavkov a problémy v prvých týždňoch.
- Týždenné prehľady: miera aktivácie, výdavky, obľúbené reštaurácie
- Identifikujte málo využívaných zamestnancov (možno budú potrebovať pomoc, aby začali)
- Identifikujte nepopulárne obmedzenia (ak je odmietnutých 80 % transakcií, upravte pravidlá)
- Získajte spätnú väzbu prostredníctvom krátkeho prieskumu
Tip pre profesionálov
80 %+ miera aktivácie v prvom mesiaci znamená dobre prijatý program. Aktivácia pod 50 % naznačuje problémy s komunikáciou – znova spustite s ďalšími informáciami.
Optimalizácia na základe údajov
Upravte parametre programu na základe skutočného používania.
- Ak väčšina zamestnancov míňa oveľa menej ako povolený príspevok: príspevok môže byť príliš vysoký alebo obmedzenia príliš prísne
- Ak väčšina zamestnancov dosiahne strop: zvážte vyššie príspevky alebo špecializované programy
- Ak niektoré reštaurácie dominujú v používaní: dohodnite si s nimi lepšie sadzby (vyšší objem = pákový efekt)
- Ak určité kategórie vyvolávajú sťažnosti: upravte obmedzenia
- Pravidelne pridávať/odstraňovať reštaurácie na základe preferencií zamestnancov
Prehľady pre ľudské zdroje a financie
Použite vstavané zostavy na dodržiavanie HR a finančné odsúhlasenie.
- Mesačný súhrn: celkové výdavky, výdavky na zamestnanca, obľúbené kategórie
- Daňová dokumentácia: exportovateľné prehľady pre daňové priznania dávok
- Finančné vyrovnanie: priraďovanie kreditov, debetov, platieb z reštaurácií
- Vlastné prehľady pre kontrolu predstavenstva alebo manažmentu
Tip pre profesionálov
Poraďte sa so svojím daňovým poradcom o spôsobe zdaňovania výhod podnikového stravovania vo vašej jurisdikcii. V mnohých jurisdikciách je bez dane až X $ na deň.
Bežné problémy a riešenia
Skutočné problémy, ktoré sme videli, keď firmy prechádzajú týmto procesom, a ako ich vyriešiť.
Nízka aktivácia zamestnancov v prvom mesiaci
Obvykle problém s komunikáciou. Opätovné spustenie s jasnejším oznámením, videonávodom, dokumentom FAQ. Posielajte osobné pripomienky neaktivovaným zamestnancom.
Reštaurácie sa sťažujú na zložité prihlasovanie
Nechajte 7Konto zvládnuť registráciu do reštaurácie priamo. Máme skúsenosti s procesom registrácie a môžeme reštauráciám ušetriť čas. Kontaktujte svojho správcu účtu.
Niektorí zamestnanci využívajú výhody na nákupy mimo jedla
Sprísnite obmedzenia kategórií na paneli správcu. Pridať bielu listinu obchodníka. V prípade opakovaného zneužívania použite príznaky jednotlivých zamestnancov na aktiváciu/deaktiváciu jednotlivých účtov.
Preskočte príručku – urobíme to za vás
Bezplatný 30-dňový pilotný program zahŕňa kompletnú implementáciu naším tímom. Výsledok získate bez vykonania práce.