Thiết lập chương trình bữa ăn công ty
Hướng dẫn đầy đủ về cách triển khai phúc lợi bữa ăn do chủ lao động cung cấp cho nhân viên của bạn. Bao gồm thiết lập mạng lưới nhà hàng, cấu hình phụ cấp và tuân thủ nhân sự.
Chương trình bữa ăn công ty là một trong những phúc lợi phổ biến nhất dành cho nhân viên — nhưng việc thực hiện chúng theo cách thủ công hoặc bằng chứng từ giấy là một vấn đề đau đầu. Hướng dẫn này bao gồm quá trình thiết lập hoàn chỉnh cho chương trình bữa ăn kỹ thuật số hiện đại sử dụng 7Konto: nhân viên nhận thẻ ví với các khoản phụ cấp hàng tháng, chi tiêu tại các nhà hàng đối tác, bộ phận nhân sự nhận được báo cáo rõ ràng.
Những gì bạn cần
- Thực thể người sử dụng lao động (không phải mục đích sử dụng cá nhân)
- Danh sách nhân viên kèm thông tin liên hệ
- Ngân sách phụ cấp hàng tháng
- Nhân sự hoặc người phụ trách tài chính để quản lý chương trình
- Sẵn sàng hợp tác với các nhà hàng địa phương (hoặc ủy quyền cho 7Konto)
Quy trình từng bước
Xác định các thông số chương trình bữa ăn của bạn
Trước khi đăng ký, hãy quyết định các thông số chính của chương trình của bạn.
- Trợ cấp hàng tháng cho mỗi nhân viên (thông thường: $150-500/tháng)
- Giới hạn: chỉ ăn, không uống rượu, chỉ làm việc trong ngày, v.v.
- Phạm vi bảo hiểm: chỉ toàn thời gian hoặc bao gồm các nhà thầu và nhân viên bán thời gian?
- Chính sách chuyển đổi: khoản trợ cấp chưa sử dụng được chuyển sang, bị tịch thu hoặc được cấp hàng năm?
- Mạng lưới nhà hàng: bất kỳ nhà hàng nào, chỉ có đối tác, chỉ có những lựa chọn lành mạnh?
- Ngân sách: tổng chi tiêu hàng tháng dự kiến
Mẹo chuyên nghiệp
$10-15 mỗi ngày làm việc là mức tối đa phổ biến hàng ngày cho mỗi nhân viên. Nhân với số ngày làm việc = trợ cấp hàng tháng.
Đăng ký và cấu hình
Liên hệ 7Konto để bắt đầu thử nghiệm miễn phí. Định cấu hình chương trình của bạn trong bảng quản trị.
- Tạo tài khoản nhà tuyển dụng, xác minh thông tin công ty
- Tải lên danh sách nhân viên (CSV có tên, email, số điện thoại, ID)
- Đặt quy tắc phụ cấp cho mỗi nhân viên hoặc trên toàn cầu
- Định cấu hình quy tắc chi tiêu (danh mục, nhà hàng, khung thời gian)
- Thiết lập phương thức thanh toán (lập hóa đơn hàng tháng hoặc thẻ tự động tính phí)
Mẹo chuyên nghiệp
Bắt đầu với một nhóm thí điểm nhỏ hơn (10-20 nhân viên) trong tháng đầu tiên. Giải quyết các vấn đề trước khi triển khai cho toàn công ty.
Xây dựng mạng lưới nhà hàng của bạn
Tuyển các nhà hàng gần văn phòng của bạn để nhận phiếu ăn.
- Xác định 5-10 nhà hàng trong khoảng cách đi bộ đến văn phòng của bạn
- Gửi cho nhà hàng một email giới thiệu đối tác (mẫu được cung cấp bởi 7Konto)
- Các nhà hàng đăng ký với 7Konto trong vòng chưa đầy 30 phút (không cần phần cứng mới)
- Đối với các triển khai lớn hơn: 7Konto thay mặt bạn xử lý việc tiếp cận nhà hàng
Mẹo chuyên nghiệp
Các nhà hàng nổi tiếng gần văn phòng của bạn đã chấp nhận nhiều chương trình bữa ăn của công ty. Việc thêm một cái khác thật dễ dàng đối với họ.
Phát thẻ ví cho nhân viên
Gửi link kích hoạt tới từng nhân viên. Họ thêm thẻ vào ví trong vài giây.
- Từ bảng quản trị, nhấp vào "Gửi kích hoạt" cho các nhân viên được chọn
- Nhân viên nhận được SMS hoặc email kèm link kích hoạt
- Nhân viên nhấn vào liên kết trên điện thoại của họ, nhấn "Thêm vào ví"
- Thẻ xuất hiện trong ví sau 10 giây — bắt đầu với khoản trợ cấp hàng tháng được định cấu hình
- Theo dõi tỷ lệ kích hoạt trong bảng quản trị
Mẹo chuyên nghiệp
Gửi kích hoạt vào sáng thứ Hai kèm theo một thông báo ngắn gọn. Theo dõi những người tụt hậu sau 3 ngày.
Thông báo tới nhân viên
Truyền đạt rõ ràng về lợi ích mới. Giải thích cách sử dụng nó.
- Cuộc họp chung tay hoặc gửi email với thông tin chi tiết về chương trình
- Giải thích: trợ cấp hàng tháng, cách kiểm tra số dư, cách sử dụng tại nhà hàng, những gì không bao gồm
- Cung cấp danh sách nhà hàng (bản đồ đối tác hoặc CSV)
- Giải quyết trước các câu hỏi phổ biến (nó có hoạt động ở nhà không? ở ngoài thành phố? vào cuối tuần?)
- Cung cấp thông tin liên hệ để được hỗ trợ (người nhân sự hoặc hỗ trợ 7Konto)
Theo dõi mức sử dụng trong tháng đầu tiên
Theo dõi việc áp dụng, cách chi tiêu và các vấn đề trong những tuần đầu tiên.
- Báo cáo hàng tuần về: tỷ lệ kích hoạt, chi tiêu, nhà hàng nổi tiếng
- Xác định những nhân viên có mức sử dụng thấp (họ có thể cần trợ giúp để bắt đầu)
- Xác định các hạn chế không được ưa chuộng (nếu 80% giao dịch bị từ chối, hãy điều chỉnh quy tắc)
- Thu thập phản hồi thông qua khảo sát ngắn
Mẹo chuyên nghiệp
80%+ tỷ lệ kích hoạt trong tháng đầu tiên cho thấy chương trình được đón nhận nồng nhiệt. Tỷ lệ kích hoạt dưới 50% cho thấy có vấn đề về giao tiếp — khởi chạy lại với nhiều thông tin hơn.
Tối ưu hóa dựa trên dữ liệu
Điều chỉnh các thông số chương trình dựa trên mức sử dụng thực tế.
- Nếu hầu hết nhân viên chi tiêu dưới mức phụ cấp nhiều: phụ cấp có thể quá cao hoặc hạn chế quá chặt chẽ
- Nếu hầu hết nhân viên đạt mức trần: hãy xem xét trợ cấp cao hơn hoặc các chương trình chuyên biệt
- Nếu một số nhà hàng chiếm ưu thế trong việc sử dụng: hãy thương lượng mức giá tốt hơn với họ (khối lượng cao hơn = đòn bẩy)
- Nếu một số danh mục nhất định dẫn đến khiếu nại: hãy điều chỉnh các hạn chế
- Thường xuyên thêm/xóa nhà hàng dựa trên sở thích của nhân viên
Báo cáo về nhân sự và tài chính
Sử dụng các báo cáo tích hợp để tuân thủ nhân sự và đối chiếu tài chính.
- Tóm tắt hàng tháng: tổng chi tiêu, chi tiêu của mỗi nhân viên, các danh mục phổ biến
- Tài liệu về thuế: báo cáo có thể xuất để nộp hồ sơ thuế phúc lợi
- Đối chiếu tài chính: đối chiếu tín dụng, ghi nợ, thanh toán tại nhà hàng
- Báo cáo tùy chỉnh để xem xét của hội đồng quản trị hoặc ban quản lý
Mẹo chuyên nghiệp
Hãy tham khảo ý kiến của cố vấn thuế về cách đánh thuế phúc lợi bữa ăn của công ty tại khu vực pháp lý của bạn. Ở nhiều khu vực pháp lý, tối đa X $ mỗi ngày được miễn thuế.
Các vấn đề thường gặp và giải pháp
Những vấn đề thực tế mà chúng tôi đã gặp khi các doanh nghiệp trải qua quá trình này và cách giải quyết chúng.
Số lượng nhân viên kích hoạt thấp trong tháng đầu tiên
Thường là vấn đề giao tiếp. Khởi chạy lại với thông báo rõ ràng hơn, video hướng dẫn, tài liệu Câu hỏi thường gặp. Gửi lời nhắc cá nhân tới những nhân viên chưa được kích hoạt.
Nhà hàng phàn nàn về việc đăng ký phức tạp
Có 7Konto trực tiếp xử lý việc giới thiệu nhà hàng. Chúng tôi có kinh nghiệm về quy trình đăng ký và có thể tiết kiệm thời gian cho nhà hàng. Liên hệ với người quản lý tài khoản của bạn.
Một số nhân viên sử dụng phúc lợi khi mua hàng ngoài bữa ăn
Thắt chặt các giới hạn danh mục trong bảng quản trị. Thêm danh sách trắng người bán. Đối với trường hợp lạm dụng nhiều lần, hãy sử dụng cờ cho mỗi nhân viên để bật/tắt tài khoản cá nhân.
Bỏ qua hướng dẫn — chúng tôi sẽ làm điều đó cho bạn
Bản thí điểm miễn phí trong 30 ngày bao gồm việc nhóm của chúng tôi triển khai hoàn chỉnh. Bạn nhận được kết quả mà không cần thực hiện công việc.