Lösung
Ein Budget je Gebäude, ausgegeben von den Leuten vor Ort
Eine Hausverwaltung betreut viele Gebäude, jedes mit eigenem Budget, eigenen Lieferanten und eigenen Eigentümern, die fragen, wohin das Geld ging. Eine Karte je Objekt, beschränkt auf freigegebene Lieferanten, beantwortet diese Frage im Moment der Ausgabe und nicht erst im Quartalsbericht.
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Auf einen Blick
- Umfang
- Ein Budget und eine Karte je Gebäude
- Beschränkungen
- Positivliste freigegebener Lieferanten
- Limits
- Je Transaktion, je Monat, je Verwalter
- Auswertungen
- Je Objekt, je Lieferant, je Zeitraum
Updated
Das Problem ist die Zuordnung, nicht der Betrug
Die meisten Ausgaben in der Immobilienverwaltung sind legitim und trotzdem nicht sauber auszuweisen, weil ein Verwalter, der sechs Gebäude betreut, alle von einer Karte bezahlt und es später aus Erinnerung und Belegen sortiert.
Eine Karte je Objekt macht die Zuordnung automatisch: Das Budget, aus dem die Zahlung kam, ist das Gebäude, zu dem sie gehört, festgehalten bei der Autorisierung.
Die Positivliste der Lieferanten erledigt den Rest und hält die Ausgaben innerhalb der Verträge, die die Eigentümer bereits freigegeben haben.
- Objektverwalter halten Karten auf die Gebäude, die sie betreuen, und keine gemeinsame.
- Eigentümer können lesenden Einblick in die Ausgaben ihres eigenen Objekts bekommen.
- Budgets setzen sich monatlich zurück, nicht genutzte Beträge werden übertragen oder zurückgegeben.
So wird es eingerichtet
- 01
Ein Budget je Gebäude
Monatlich aus der Betriebskostenumlage geladen, je Objekt.
- 02
Die Lieferanten freigeben
Eine Positivliste je Gebäude oder je Gewerk.
- 03
Karten an das Personal vor Ort ausgeben
Jede Karte an die Objekte gebunden, die diese Person betreut.
- 04
Auswerten, ohne Belegen hinterherzulaufen
Jede Transaktion trägt das Objekt und den Lieferanten bereits mit sich.
Details
- Karten je Verwalter
- Eine je betreutem Objekt oder eine Karte für mehrere Objekte
- Umfang der Lieferanten
- Positivliste nach Händler oder Kategorie
- Freigabe
- Limits setzen die Schwelle; darüber eine Anfrage
- Übertrag
- Nicht genutztes Budget je Periode übertragen oder zurückgegeben
- Zugang für Eigentümer
- Lesende Auswertung je Objekt
- Integration
- Budgets per API aus dem Buchhaltungssystem geladen
Fragen dazu
Welche Branchen unterstützt 7Konto?
Handelsketten, Restaurants und HORECA, Hotels, Essenszuschüsse, Mitarbeiterbenefits und Tankkarten, bargeldlose Veranstaltungen, Koalitionsprogramme, Immobilienverwaltung, Campusumgebungen und E-Commerce-Händler, die Closed-Loop neben ihrem PSP wollen.
Für wen ist 7Konto?
Unternehmen, die interne Guthaben, Geschenkkarten, Gutscheine oder B2B2E-Konten akzeptieren wollen: Handelsketten, Restaurants, Hotels, Essenszuschussprogramme, Benefit-Anbieter, Veranstalter, Betreiber von Koalitionsprogrammen, Immobilienverwaltungen und Campusbetreiber — dazu die Banken, PSP und Acquirer, die all das ihren Händlern anbieten wollen.
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