Anleitung
Ein Verpflegungsprogramm, ohne Kantine und ohne HR-Projekt
Menschen bei der Arbeit zu verpflegen scheitert meist an einem von zwei Dingen: Niemand will eine Kantine betreiben, und niemand will Essensbelege bearbeiten. Ein beschränktes Guthaben auf einer Wallet-Karte umgeht beides — vorausgesetzt, die Beschränkungen sind richtig gesetzt.
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Auf einen Blick
- Einrichtungszeit
- Rund eine Woche, davon das meiste Gespräche mit den Lokalen
- Beschränkungen
- Lokale, Kategorien, Wochentage, Uhrzeiten
- Finanzierung
- Arbeitgeber, Mitarbeitende oder beide
- Tarif
- Firmenkonten ab Scale
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Zuerst die Beschränkungen richtig setzen
In den meisten Rechtsordnungen gilt ein Verpflegungsbudget, das für alles ausgegeben werden kann, als Lohn und wird entsprechend besteuert. Eines, das auf Essen, Arbeitstage und benannte Lokale beschränkt ist, meist nicht — prüfen Sie die lokale Lage, bevor Sie das Programm entwerfen, denn sie prägt jede weitere Entscheidung.
Die Beschränkungen müssen deshalb am Point of Sale greifen und nicht hinterher geprüft werden. Ein Kauf, der nicht hätte stattfinden dürfen, ist ein Steuerproblem, wenn er stattfindet und erstattet wird — und gar kein Problem, wenn er an der Kasse abgelehnt wird.
Genau das macht Smart Account Detection: Die Regeln des zahlenden Kontos greifen bei der Autorisierung, sodass ein nicht förderfähiger Kauf nie zustande kommt.
- Sprechen Sie mit den Lokalen vor den Mitarbeitenden — das Programm ist nur so gut wie die Liste.
- Lassen Sie Mitarbeitende dieselbe Karte mit eigenem Geld aufladen; das nimmt dem Limit die Unannehmlichkeit.
- Entscheiden Sie vorab, ob nicht genutztes Guthaben übertragen wird oder verfällt.
Die Reihenfolge
- 01
Die lokale Steuerlage prüfen
Sie bestimmt die Beschränkungen, und die Beschränkungen bestimmen alles andere.
- 02
Die Lokale gewinnen
Die Cafés und Restaurants in Büronähe, die die Karte annehmen.
- 03
Die Regeln setzen
Betrag, Zeitraum, Wochentage, Uhrzeiten und die Positivliste der Lokale.
- 04
Die Mitarbeitenden laden
Aus dem HR-System per API oder Datei; Karten gehen per SMS oder E-Mail raus.
- 05
Nach Plan finanzieren
Monatlich oder zum Zahltag, automatisch, ohne manuellen Schritt.
- 06
Nach einem Monat prüfen
Nutzung, durchschnittliche Ausgabe und welche Lokale tatsächlich angenommen werden.
Zu treffende Entscheidungen
- Betrag
- Je Tag oder Monat, je Mitarbeitendem oder je Gruppe
- Übertrag
- Nicht genutztes Guthaben übertragen oder zum Periodenende verfallen lassen
- Aufladung durch Mitarbeitende
- Auf derselben Karte erlaubt oder nicht
- Liste der Lokale
- Fest oder auf Anfrage erweiterbar
- Austritte
- Karten werden sofort aus dem Adminbereich oder über die API gesperrt
- Auswertungen
- Je Mitarbeitendem, je Lokal, je Zeitraum
Fragen dazu
Was ist eine Closed-Loop-Zahlungsplattform?
Sie geben Zahlungsmittel aus und verarbeiten Zahlungen innerhalb Ihres eigenen Ökosystems — Geschenkkarten, Prepaid-Guthaben, Mitarbeiterkonten — ohne jede Transaktion über Visa, Mastercard oder eine Bank zu leiten. Das Geld bleibt in Ihrem System, also bestimmen Sie die Gebühren, die Daten und das Kundenerlebnis.
Müssen meine Kundinnen und Kunden eine App installieren?
Nein. Karten werden direkt in Apple Wallet oder Google Wallet ausgegeben, und die sind auf jedem Telefon bereits vorhanden. Die Kundin scannt einen QR-Code mit der Kamera, tippt auf „Zu Wallet hinzufügen“, und nach rund zehn Sekunden ist die Karte da. Kein Download, kein Konto, kein Registrierungsformular.
Funktioniert das mit meinem vorhandenen POS-Terminal?
Ja. Die Kassenkraft gibt den Betrag auf dem Terminal ein, das Sie ohnehin betreiben, das Terminal zeigt einen QR-Code, und die Kundin scannt ihn mit dem eigenen Telefon. Das läuft auf jedem Terminal, das einen QR-Code anzeigen kann — also auf modernen PAX-, Verifone- und Ingenico-Beständen. Wo gar kein Terminal steht, führt das Personal denselben Ablauf am Telefon aus.
Verarbeiten Sie auch Onlinezahlungen oder nur POS?
Beides, auf einem Guthaben. Es gibt ein Checkout-Widget für Händlerseiten und eine direkte Einbettung in PSP-Gateways als Zahlungsmethode. Ein Adminbereich, ein Transaktionsjournal, ein Reporting — offline und online zusammen.
Wie bettet sich 7Konto in einen PSP-Checkout ein?
7Konto erscheint als neue Zahlungsmethode in Ihrem bestehenden Checkout, neben den Karten und Wallets, die Sie schon anbieten. Jeder Händler an diesem Gateway sieht „Mit 7Konto bezahlen“, ohne eine Zeile auf der eigenen Seite zu ändern: Wir integrieren einmal mit dem Gateway, und das gesamte Portfolio hat es.
Richten Sie ein Verpflegungsprogramm in etwa einer Woche ein
Ein kostenloser 30-Tage-Pilot, eingerichtet und begleitet von unserem Team.