Handleiding
Een maaltijdprogramma, zonder kantine en zonder HR-project
Mensen op het werk te eten geven strandt meestal op een van twee dingen: niemand wil een kantine draaien, en niemand wil maaltijdbonnetjes verwerken. Een gebonden saldo op een Wallet-kaart omzeilt allebei, mits de beperkingen goed zijn ingesteld.
Updated
In het kort
- Inrichttijd
- Ongeveer een week, grotendeels overleg met locaties
- Beperkingen
- Locaties, categorieën, weekdagen, uren
- Financiering
- Werkgever, werknemer, of allebei
- Abonnement
- Zakelijke accounts vanaf Scale
Updated
Krijg eerst de beperkingen goed
In de meeste rechtsgebieden geldt een maaltijdbudget dat aan alles kan worden besteed als loon, en wordt het ook zo belast. Een budget dat is beperkt tot voeding, op werkdagen, bij genoemde locaties, meestal niet — toets de lokale situatie voordat u het programma ontwerpt, want die bepaalt elke volgende beslissing.
De beperkingen moeten daarom op het verkooppunt worden afgedwongen in plaats van achteraf gecontroleerd. Een aankoop die niet had mogen plaatsvinden is een fiscaal probleem als hij plaatsvindt en wordt vergoed, en helemaal geen probleem als hij bij de kassa wordt geweigerd.
Dat is wat Smart Account Detection doet: de regels van het betalende account worden bij de autorisatie toegepast, zodat een niet-toegestane aankoop nooit doorgaat.
- Praat eerst met de locaties en daarna met de werknemers — het programma is niet beter dan de lijst.
- Laat werknemers dezelfde kaart met eigen geld opwaarderen; dat haalt de ongemakkelijkheid uit een limiet.
- Bepaal vooraf of niet-gebruikt saldo doorrolt of vervalt.
De volgorde
- 01
Toets de lokale fiscale situatie
Die bepaalt de beperkingen, en de beperkingen bepalen al het andere.
- 02
Meld de locaties aan
De cafés en restaurants bij het kantoor die de kaart accepteren.
- 03
Stel de regels in
Bedrag, periode, weekdagen, uren en de lijst met toegestane locaties.
- 04
Laad de werknemers in
Uit het HR-systeem via API of bestand; kaarten gaan per SMS of e-mail de deur uit.
- 05
Financier volgens een schema
Maandelijks of op de loondag, automatisch, zonder handmatige stap.
- 06
Evalueer na een maand
Deelname, gemiddelde besteding en welke locaties daadwerkelijk worden gebruikt.
Beslissingen die u neemt
- Bedrag
- Per dag of per maand, per werknemer of per groep
- Doorrollen
- Niet-gebruikt saldo meenemen, of laten vervallen aan het eind van de periode
- Opwaarderen door de werknemer
- Toegestaan op dezelfde kaart, of niet
- Lijst met locaties
- Vast, of op verzoek uitgebreid
- Vertrekkers
- Kaarten direct geblokkeerd vanuit het paneel of via de API
- Rapportage
- Per werknemer, per locatie, per periode
Vragen hierover
Wat is een closed-loop betaalplatform?
Daarmee geeft u betalingen uit en verwerkt u ze binnen uw eigen ecosysteem — cadeaukaarten, prepaidsaldo's, werknemersaccounts — zonder elke transactie via Visa, Mastercard of een bank te leiden. Het geld blijft in uw systeem, dus u bepaalt zelf de kosten, de data en de klantervaring.
Moeten mijn klanten een app installeren?
Nee. Kaarten worden direct uitgegeven in Apple Wallet of Google Wallet, die al op elke telefoon staan. De klant scant een QR-code met de camera, tikt op “Toevoegen aan Wallet” en de kaart staat er binnen ongeveer tien seconden. Geen download, geen account, geen registratieformulier.
Werkt het met mijn huidige POS-terminal?
Ja. De kassamedewerker voert het bedrag in op de terminal die u al gebruikt, de terminal toont een QR-code en de klant scant die met de eigen telefoon. Dat werkt op elke terminal die een QR-code op het scherm kan tonen, en dat geldt voor moderne PAX-, Verifone- en Ingenico-apparatuur. Is er helemaal geen terminal, dan kan het personeel dezelfde flow vanaf een telefoon uitvoeren.
Verwerkt u ook online betalingen, of alleen POS?
Beide, op één saldo. Er is een checkout-widget voor websites van merchants en een directe integratie in PSP-gateways als betaalmethode. Eén beheerpaneel, één transactiegrootboek, één rapportagestroom — offline en online samen.
Hoe wordt 7Konto in een PSP-checkout geïntegreerd?
7Konto verschijnt als nieuwe betaalmethode in uw bestaande checkout, naast de kaarten en wallets die u al aanbiedt. Elke merchant op die gateway ziet “Betalen met 7Konto” zonder één regel op de eigen site te wijzigen: wij integreren één keer met de gateway en de hele portefeuille heeft het.
Zet in ongeveer een week een maaltijdprogramma op
Een gratis pilot van 30 dagen, ingericht en ondersteund door ons team.