Handleiding
Papieren vouchers afschaffen zonder de controles te verliezen
Papieren vouchers houden stand omdat ze werken: ze zijn begrijpelijk, ze hebben geen verbinding nodig, en iedereen weet wat ermee te doen. Ze vervangen loont alleen als de vervanger de controles behoudt en het drukken, het tellen en de fraude wegneemt.
Updated
In het kort
- Overgang
- Beide systemen kunnen parallel draaien
- Behouden controles
- Limieten, locaties, categorieën, vervaldatum
- Verdwenen
- Drukken, distributie, tellen, herdrukken
- Afstemming
- Per transactie in plaats van per batch
Updated
Wat papier eigenlijk deed
Een voucher is drie dingen tegelijk: een limiet (hij is een vast bedrag waard), een beperking (hij wordt alleen op bepaalde plekken geaccepteerd) en een audittrail (de strook komt terug). Elke vervanger moet alle drie doen, of iemand merkt het binnen een maand.
De kaart doet de eerste twee beter, omdat de limiet en de beperking bij de autorisatie worden getoetst in plaats van door het oordeel van een kassamedewerker, en omdat ze zijn te wijzigen zonder iets opnieuw te drukken.
De derde doet hij anders: in plaats van een stapel stroken die aan het eind van de maand wordt afgestemd, is er een transactiestroom waaraan de persoon, de locatie en het tijdstip al hangen. Dat is een betere audittrail, maar het is een ander rapport, en de financiële afdeling zou het vóór de omschakeling moeten zien, niet erna.
- Een voucher die zoekraakt, is geld kwijt; een kaart die zoekraakt, wordt opnieuw uitgegeven.
- Coupures doen er niet meer toe, want een kaart kan tot op de cent worden besteed.
- Gekopieerde vouchers houden volledig op een probleemcategorie te zijn.
Een veilige overgang
- 01
Schrijf op wat de vouchers regelen
Bedrag, waar, wanneer, wie — dit worden de accountregels.
- 02
Laat de financiële afdeling het nieuwe rapport zien
De transactiestroom vervangt de afstemming van stroken; spreek die af vóór de omschakeling.
- 03
Draai beide één periode
Geef kaarten uit aan een groep terwijl de vouchers doorlopen, en vergelijk de twee rapporten.
- 04
Stop met drukken
Zodra de rapportage overeenkomt, stopt het papier bij de volgende cyclus.
- 05
Breid de regels uit
Dingen die papier niet kon — uren, categorieën, limieten per persoon — kunnen nu worden toegevoegd.
- 06
Werk de voorraad af
Bestaande vouchers blijven geldig tot hun vervaldatum; niets blijft achter.
Wat er voor elke groep verandert
- Werknemers
- Kaart in de telefoon, saldo zichtbaar, niets te dragen
- Locaties
- Dezelfde terminal, sneller dan papier tellen
- Financiën
- Een transactiestroom in plaats van een batchafstemming
- HR
- Uitgeven en blokkeren vanuit een paneel, niet uit een voorraadkast
- Beveiliging
- Geen kopieerwerk, geen zoekgeraakte voorraad, geen herdrukken
- Audit
- Persoon, locatie en tijdstip bij elke transactie
Vragen hierover
Wat is een closed-loop betaalplatform?
Daarmee geeft u betalingen uit en verwerkt u ze binnen uw eigen ecosysteem — cadeaukaarten, prepaidsaldo's, werknemersaccounts — zonder elke transactie via Visa, Mastercard of een bank te leiden. Het geld blijft in uw systeem, dus u bepaalt zelf de kosten, de data en de klantervaring.
Moeten mijn klanten een app installeren?
Nee. Kaarten worden direct uitgegeven in Apple Wallet of Google Wallet, die al op elke telefoon staan. De klant scant een QR-code met de camera, tikt op “Toevoegen aan Wallet” en de kaart staat er binnen ongeveer tien seconden. Geen download, geen account, geen registratieformulier.
Werkt het met mijn huidige POS-terminal?
Ja. De kassamedewerker voert het bedrag in op de terminal die u al gebruikt, de terminal toont een QR-code en de klant scant die met de eigen telefoon. Dat werkt op elke terminal die een QR-code op het scherm kan tonen, en dat geldt voor moderne PAX-, Verifone- en Ingenico-apparatuur. Is er helemaal geen terminal, dan kan het personeel dezelfde flow vanaf een telefoon uitvoeren.
Verwerkt u ook online betalingen, of alleen POS?
Beide, op één saldo. Er is een checkout-widget voor websites van merchants en een directe integratie in PSP-gateways als betaalmethode. Eén beheerpaneel, één transactiegrootboek, één rapportagestroom — offline en online samen.
Hoe wordt 7Konto in een PSP-checkout geïntegreerd?
7Konto verschijnt als nieuwe betaalmethode in uw bestaande checkout, naast de kaarten en wallets die u al aanbiedt. Elke merchant op die gateway ziet “Betalen met 7Konto” zonder één regel op de eigen site te wijzigen: wij integreren één keer met de gateway en de hele portefeuille heeft het.
Draai een parallelle periode en vergelijk de rapporten
Een gratis pilot van 30 dagen, ingericht en ondersteund door ons team.